就活概論 (6) メールについて

この記事の所要時間: 245

OB訪問を含め、就職活動においてEメールを使う機会も多いと思う。
そして、メールが当たり前のコミュニケーション・ツールになっている現在だからこそ、注意しておきたいことがある。

(1) メアド

日頃からメールのフィルタ(仕分け)などを積極的に活用しているのでなければ、就活用にアドレスをつくった方がよいと思う。 今はGメールでもホットメールでもヤフーメールでも、簡単にアドレスをつくれるし、スマートフォンが普及してるから、どこにいても送受信できるメールでやりとりすることが大事だと思う。
そして、就活用にメアドをつくれと言う大きな理由の一つはアドレス名。
よく分からない英単語だとかを散りばめたアドレスを時々見かける。本人的には「俺カッコイイ」って思っているかも知れないけど、メールを受け取る側にしてみれば「なにこれ?なにこの人?」という以上の印象はない。そして、先方からメールを打ってもらう可能性を考えたら、そのキラキラネームばりのアドレスをいちいち入力させるのは拷問。なので、就活用のメアドは極力地味な、自分の姓名が入っているものにした方がよいと思う。本人を全く連想できないアドレスは、初対面の相手に自分を印象づけられない、もうその時点で自分の売り込みに失敗してるってことに気づいてほしい。
 

(2) 件名

メールの件名には、本文で伝える内容を凝縮して書けってよく言われる。それは、忙しい人は大量に届くメールをいちいち全部見られないから。差出人と件名を見て、大まかの内容が分かるようにしておくことが、相手に対する親切になるわけ。なので、OBに送るメールには「お願い」「御礼」などと簡潔過ぎるものにはせずに、
「OB訪問のお願い(御礼)/●●大学/自分の名前」
という風に、主題と自分の所属・氏名を記しておくのが良いと思う。
で、さっきのメアドとも関係するんだけど、キラキラネームばりの変なメアドで、件名が「こんにちは」とか書かれていると、それはもう速攻でスパムメール認定なわけです。誰だか分からなくて内容も分からないメールは開いた瞬間ウィルスにかかるかも知れないもん。
OB訪問や就職活動に関わらず、赤の他人とのコミュニケーションにおいて、相手を不安にさせる、混乱させる要因というのは可能な限り排除すべき。「ボクは自分のポリシーに基づいてやってるんです」って胸を張る人もいるけど、それは自分のローカルルールの押し売りに過ぎないっていう自覚も必要だよ。そして、いま自分が話をしている相手は、押し売りをすべき人なのかっていう想像力を持つべきだと思う。
 

(3) 体裁

携帯メールやメッセージングに慣れてるとベタ打ちしてしまいがちだけど、PCのメールは、適度に改行を入れた方が読みやすい。
1行35~40文字程度ってよく言われるけど、自分で書いてる文のタイミングで適宜改行すればいいと思う。改行しまくるのもそれはそれで見にくいことがあるからほどほどに。
 

(4) 署名

友達同士のメールでは、署名欄ってあまり使わないかもしれないけど、氏名、メアド、携帯などを簡潔に表せるし、毎回手入力する手間も省けるから、就活用には活用してみるのも一興だと思う。
 
(つづく)
 
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shibuyade
英語ができないのに外資ではたらくことになったガジェット好きサラリーマン。都内在住。2014年より「渋谷ではたらく外資系社員のBlog」を開設。尊敬する人:チェザーレ・フィオリオ

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